verslag zelfevaluatie

Bij de bespreking van de zelfevaluatie waren de volgende mensen aanwezig:

• De heer R.L. Stevelmans, voorzitter
• Mevrouw G.J.J. Prins, vicevoorzitter
• De heer J.T. Blok, lid
• De heer R. Bosveld, lid
• De heer A. de Vries, stagiair vanuit Public Spirit
• De heer J. Huibers, directeur bestuurder
• Met kennisgeving afwezig wegens privé omstandigheden:
• De heer C. Karharman, lid
• Dit verslag is gemaakt door de voorzitter.

De volgende conclusies en afspraken zijn vorig jaar gemaakt:

• De RvC neemt zich voor om het komende jaar alert te zijn in de zichtbaarheid, zodat de nieuwe bestuurder de ruimte kan innemen in het netwerk van Deventer.
• De RvC / de Remuneratiecommissie zal bij de start van de nieuwe bestuurder aangeven dat de RvC het belangrijk vindt dat hij een relevant netwerk gaat opbouwen. Dit wordt een onderdeel van de prestatieafspraken tussen de RvC en de bestuurder. Na 6 – 12 maanden zal de RvC vragen hoe hij hierin geslaagd is en/of hoe hij hierin geacteerd heeft.
• De RvC biedt de nieuwe bestuurder aan om een externe coach te organiseren, hetgeen hij vervolgens zelf moet willen oppakken. De RvC wil hem geen externe coach opleggen.
• De RvC neemt zich voor dat 2019 vooral een jaar wordt om de bestuurder goed in zijn rol te laten komen.
• De Remuneratiecommissie zal voor de start van de nieuwe bestuurder een opzet maken van de andere gewenste prestaties, zodat dit ingebracht kan worden in een gesprek met de bestuurder .
• De RvC wil voor de zomer van 2019 een heidag organiseren met de nieuwe bestuurder om het drieluik van de toezichtvisie op te frissen in combinatie met het elkaar (beter) leren kennen (drijfveren).
• De RvC begint voortaan de vergaderingen met een kort vooroverleg, om de vergaderingen beter te structureren.
• Het aspect teamrollen heeft de aandacht van de RvC. De RvC besteedt hier zowel tijd aan tijdens de feedbackronde van deze zelfevaluatie, als met een continue proces van de taakinvulling van de voorzitter en over een jaar als een apart thema.
• De RvC neemt als vast agendapunt het onderwerp ‘opleiding’ op, waarbij de leden kort vertellen over aanstaande of gevolgde opleidingen.
• De RvC wil na de zomer van 2019 een opleidingsplan maken op basis van de gezamenlijke leerbehoeften.
• De RvC concludeert dat de balans tussen het besturen en het toezichthouden goed op orde was en constateert ook geen zelfgenoegzaamheid. Daarnaast heeft de RvC vele contacten met sleutelfiguren binnen Rentree, zodat er genoeg aanleiding is om te verwachten dat de balans ook met de nieuwe bestuurder goed blijft.
• De raad reflecteert met voorbeelden op de groepsdynamiek en constateert dat dit goed verloopt binnen de RvC.

 

Reflecterend op deze afspraken hebben we de volgende conclusies getrokken:

Proces werving nieuwe bestuurder.
De raad kijkt positief terug op het proces om te komen tot een nieuwe directeur bestuurder. De mensen uit de organisatie zijn door de RvC intensief betrokken bij dit proces. Per 1 februari 2019 is Jaap Huibers  gestart als directeur bestuurder van Rentree. De vorig jaar gemaakte afspraken op dit gebied zijn gevolgd en hebben geleid tot een start waar met tevredenheid op teruggekeken kan worden. Ook de organisatie kijkt positief terug op het gehele proces van benoeming en start van de nieuwe bestuurder.

De bestuurder kijkt positief terug op de geboden balans tussen de ruimte en vertrouwen die is geboden en het aanbod van eventueel noodzakelijke ondersteuning waar nodig.

Nieuwe toezichtvisie.
Gezien de wijzigingen binnen de samenstelling van de RvC en de benoeming van een nieuwe bestuurder, is zoals afgesproken in 2019, door RvC en bestuurder samen de Visie op Toezichthouden geactualiseerd en vastgesteld.

In deze notitie is beschreven vanuit welke visie en taakopvatting de RvC zijn toezicht op het functioneren van Rentree uitvoert en wat dit betekent voor zijn handelen. Naast het opstellen van deze nieuwe visie is in een informele setting tijd en aandacht besteed aan het “ elkaar beter leren kennen”.  Het geheel heeft positief bijgedragen aan de samenwerking en de duidelijkheid omtrent de wijze van toezichthouden.

Vergaderingen RvC.
Zoals afgesproken vindt er voorafgaande aan de RvC vergadering een vooroverleg plaats. In dit vooroverleg wordt gesproken over de opzet van de agenda, het uitvragen van de RvC leden op de prioriteiten in de onderwerpen en het bespreken van het reguliere overleg van de voorzitter RvC met de bestuurder. Dit heeft er toe geleid dat binnen de vergadering de juiste prioriteiten gesteld kunnen worden. Ook is het daardoor beter mogelijk elkaar voorafgaande de vergadering van noodzakelijk zaken op de hoogte te stellen. Ook wordt bij het agendapunt deskundigheidsbevordering van de raad, gedeeld welke scholingen gevolgd zijn en inhoudelijk zaken ingebracht.

De raad geeft aan, door enerzijds de open communicatieve houding van de bestuurder en anderzijds de benodigde kritische blik vanuit de raad, goed zicht op de organisatie te hebben. Dit wordt nog verder ondersteund door de actieve betrokkenheid in de raadsvergaderingen van medewerkers vanuit de organisatie.

Op relatief korte termijn zullen twee leden van de RvC, gezien het aflopen van hun zittingstermijn, de raad verlaten. Het aspect teamrollen heeft gedurende het jaar nog geen specifieke aandacht gehad. Tijdens het wervingsproces van de twee nieuwe leden zal dit aspect meegenomen worden bij het opstellen van de profielen van de vacatures.

 

Elk raadslid is in de gelegenheid gesteld zaken aan te dragen waarvan men vindt dat deze naar tevredenheid lopen.

Een aantal opvallende zaken waren:

• De rol van de raad bij de werving en “landing” van de nieuwe directeur bestuurder.
• De raad heeft een goede diversiteit aan competenties en achtergronden. Dit draagt positief bij aan het niveau waarop toezicht plaatsvindt.
• Er wordt gewerkt vanuit ervaren wederzijds vertrouwen door  bestuur,  medewerkers en directeur bestuurder.
• De raad als geheel functioneert goed waarbij de individuele rol en verantwoordelijkheid van ieder lid geborgd blijft.
• De RvC voelt zich goed meegenomen in de afwegingen en scenario’s bij grote projecten.
• Er is een efficiënte vorm van vergaderen waarbij fases van oordeelsvorming tot aan besluitvorming goed worden bewaakt.
• Er zijn mooie stappen op verbinding gezet die positief doorwerken op de samenwerking.
• Er is een duidelijk toezichtkader geformuleerd waarbij vooral de basis gelegd is in transparantie, openheid, vertrouwen en het nemen van verantwoordelijkheid en waarbij de discussie niet geschuwd wordt.

Uiteraard zijn er behalve zaken waar vanuit tevredenheid naar gekeken kan worden, zaken die aandacht verdienen of verbeterd kunnen worden. Deze bespreking heeft geleid tot de volgende concrete zaken:

Voornemens en afspraken:

• De RvC neemt zich voor om het komende jaar meer tijd in te ruimen voor inhoudelijke discussies binnen de RvC. Dit kan binnen de reguliere vergaderingen plaatsvinden of leiden tot aparte themabijeenkomsten.
• De RvC heeft geconstateerd dat investeren in verbinding en samenwerking van positieve waarde is. Dit is wellicht uit te bouwen en te combineren met het organiseren van themabijeenkomsten. Zeker gezien de aanstaande invulling van de twee vacatures binnen de raad.
• De RvC wil graag de “fysieke” verbinding en zichtbaarheid in en buiten de organisatie vasthouden. Dit betekent dat het (actief) aanwezig zijn van medewerkers binnen de RvC vergaderingen gecontinueerd moet worden. Ook kan gedacht worden aan stakeholdersbijeenkomsten  en wijkbezoeken met medewerkers. Dit zal in samenspraak met de directeur bestuurder daar waar mogelijk worden georganiseerd.
• De voorzitter heeft tussen de reguliere vergaderingen een bilateraal overleg met de directeur bestuurder. In ons vooroverleg wordt standaard terugkoppeling gegeven uit deze gesprekken.
• Zoals eerder aangegeven nemen we het aspect teamrollen mee bij het opstellen van de profielen betreffende de aanstaande vacatures binnen de raad. 
• De Remuneratiecommissie zal namens de raad de prestatie- en ontwikkel afspraken met de directeur bestuurder bespreken en opstellen.